«Нужна ли вузу ERP-система?»

Терехов Игорь Владимирович,

генеральный директор компании ООО «РЕДЛАБ ЛТД» (REDLAB),

г.Москва, Воробьевы горы, Научный парк МГУ, тел. (095) 930-8111, факс (095) 930-8009, E-mail: iterekhov@redlab.ru

В последнее время все больше стали говорить об информационной системе управления университетом как об ERP-системе. И если два-три года назад сочетание слов «ERP» и «Российский вуз» звучало в лучшем случае с опаской или с иронией, то на сегодняшний день разговоры становятся все серьезнее, а обсуждаемые вопросы все больше лежат в практической области.

 Чтобы понять, насколько оправдана и реалистична сама идея внедрения ERP-систем в образовательные учреждения в российских условиях, попробуем найти ответы на ряд вопросов, а именно:

 Зачем вообще российскому вузу нужна информационная система управления (в самом широком смысле, какие бы аббревиатуры ни использовались для их обозначения – АСУ, КИС, ИАС, ИАИС и т. п.)?

 Кому в вузе она нужна? Что она дает каждой категории пользователей?

 Какими качествами (с точки зрения функциональных возможностей, технологичности, удобства использования, полноты охвата различных сфер управленческой деятельности в университете) должна и может обладать эта система?

 Как определить приемлемость затрат и эффективность внедрения системы в терминах «стоимость внедрения», «стоимость поддержки и обслуживания», «экономический эффект», «качественное улучшение»?

 Зачем вузу система управления?

 Начинается все с самых банальных соображений удобства работы административных служб. С использованием компьютера легче вести учет, оформлять документы, выполнять арифметические и бухгалтерские расчеты, обмениваться информацией между пользователями. Как правило, эти и подобные соображения являются основой для составления ТЗ и разработки информационных систем, которые ведет у себя практически каждый вуз. В соответствии со сложившимся в организации порядком каждый пользователь формулирует то, что ему нужно, и разработчики автоматизируют наиболее критичные функции и операции ими выполняемые. Результатом в большинстве случаев является набор программ (т. к. каждый пишет под себя, чаще всего силами разных коллективов программистов, на разных платформах) до определенного времени очень устраивающий пользователей (в зависимости от умения программистов, которых сейчас в вузах, особенно технического профиля много, программа может быть «вылизана» донельзя). Но при этом срок жизни таких систем ограничен сроком работы в организации тех самых программистов, т. к. разработки редко бывают документированы, открыты и, что очень важно для развития, модифицируемы кем-то, кроме авторов. О сложностях, возникающих при попытке интегрировать разные системы, скажем, бухгалтерскую, кадровую и те или иные системы управления учебным процессом, и говорить не приходится.

 Более важным, но, к сожалению, вторым соображением по влиянию информационных систем на процесс внедрения в вузах является возможность наладить контроль и учет используемых ресурсов (финансовых, материальных, кадровых). К слову, аббревиатура ERP означает именно «Управление ресурсами предприятия – Enterprise Resource Planning» Различная интерпретация термина «Управление ресурсами» (в зависимости от смысла, вкладываемого в слово «управление») часто ведет к подмене понятий, и иногда ERP-системой называют набор учетных (регистрирующих) программ с некоторым множеством отчетов, которые в определенной степени можно назвать аналитическими. Именно поэтому, даже когда руководитель организации (или подразделения) ставит целью внедрения системы улучшение контроля и управляемости ресурсов, использование не предназначенных для этого программных продуктов позволяет решить лишь часть задач, а попытки сделать «ERP-систему» своими силами вырождается в многолетнюю разработку с совершенно непредсказуемым результатом.

 Самым же главным соображением, которое, на наш взгляд, и определяет рост интереса  руководителей университетов к апробированным промышленным решениям по управлению предприятием, является усиливающееся влияние рыночных факторов в сфере образования, что в свою очередь делает вузы полноценными игроками на рынке, заставляет их конкурировать, не распределять государственные деньги, а учиться зарабатывать свои. Эффективное управления ресурсами, методы и средства поддержки экономического и стратегического управления, становится необходимыми атрибутами современного вузовского руководства.

 И это при том, что престиж российского образования по-прежнему высок, масштабы отечественной системы образования поистине огромны, а продукция вуза – специалисты – все возрастающая в цене на рынке российском и мировом, а значит – выгодная и рентабельная.

 Сфера образования, если она не реализует себя в области предпринимательства, не научится эффективно управлять и зарабатывать деньги, никакого развития не получит, будет по-прежнему просить деньги на свое же развитие вместо того, чтобы их зарабатывать

 Продукт вуза очень ресурсоемок, требует высокой организации и качества менеджмента. По сложности организационной и хозяйственной деятельности хороший вуз не уступает крупным коммерческим предприятиям.

 Информационная система, в этой связи, обязана обеспечить руководителю поддержку управления финансовыми, материальными кадровыми ресурсами вуза на всех уровнях управления, обеспечивать руководство актуальной информацией, необходимой для принятия оперативных и стратегических решений. Ключевой особенностью современных ERP-систем является использование методик и интегрированных аналитических средств стратегического управления, обеспечивающих управление результативностью как вуза в целом, так и на уровне его структурных подразделений, а также распространение процессов управления за рамки вуза – интеграция с министерством, вузами-партнерами, поставщиками, местными и федеральными органами власти и т. д.

 В основу подсистемы для высшего руководства должны быть заложены, в частности, следующие методики, обеспечивающие функции стратегического управления вузом:

 Для стратегического управления процессами организации необходимо получение первичных данных от образовательных, исследовательских и обеспечивающих процессов. Система должна осуществлять на практике такие специфические для вуза методы, как

 В заключение несколько слов о самом животрепещущем: стоит ли тратить такие средства? (ведь не секрет, что «настоящие» ERP-системы стоят весьма немало, их внедрение –  сложный и дорогостоящий процесс, для поддержки требуются квалифицированные специалисты, что опять же сводится к затратам).

Срок окупаемости системы и объем необходимых инвестиций, как в терминах денег, так и в терминах человеческих ресурсов, весьма значительны. Поэтому при обосновании инвестиционных решений разумно не ограничиваться исключительно оценками возврата на инвестиции.

 По оценкам специалистов и опыту западных вузов нормальным объемом ежегодных расходов на создание, развитие и поддержку интегрированных информационных систем считается сумма, составляющая 5-10% годового бюджета организации. При годовом бюджете среднего (крупного) российского вуза в 5 (10) миллионов долларов ежегодные расходы на развитие и поддержку ИТ в 250 (500) тысяч долларов должны считаться нормальными. Впрочем, проблема заключается не столько в сумме расходов, сколько в структуре этих расходов: что пойдет на развитие (капитальные вложения), а что на поддержку (операционные расходы). При принятии инвестиционных решений не стоит забывать о народной мудрости «Скупой платит дважды».

 По нашим оценкам только на поддержку «самопальной» информационной системы ежегодно затрачивается большая часть этой суммы. Для сравнения – стоимость внедрения «под ключ» ERP-системы, разработанной компанией РЕДЛАБ на платформе SAP R/3, составляет $150 000 - $300 000, стоимость годовой технической поддержки такой системы – $30 000 - $50 000, среднее время внедрения «под ключ» – 1 год.

 Понимание руководством вузов того, что развитие информационных технологий – это не затраты, а выгодные инвестиции, затруднено отсутствием четких методик оценки возврата на инвестиции в информационные системы управления. Кроме того, инвестиции в так называемую «кусочную» автоматизацию, о которой говорилось выше, на самом деле не являются инвестициями, а скорее невозвратными и неэффективными затратами, что еще более запутывает картину.

Мы предлагаем два дополнительных способа примерных оценок выгод от внедрения ИАИС управления вузом.

 Первый. По некоторым оценкам рынок образовательных услуг, связанных с высшим образованием в России оценивается в 2,5 миллиарда долларов в год, из которых 1 миллиард находится в тени, то есть проходит мимо кассы вузов. Такова стоимость осознанных и неосознанных «ошибок» руководства, исправить которые помогла бы хорошая интегрированная информационная система. Если разделить эту сумму на 2000 вузов и предположить, что только половина теневых денег начнет проходить через кассу вуза, то бюджет вузов увеличится на 250 тысяч долларов в год. Если же эту сумму поделят между собой 600 лидирующих в конкурентной борьбе вузов, то их прибавка бюджета составит более 800 тысяч долларов в год. Можно только представить, какие «сливки» снимут первые вузы, внедрившие современную систему управления.

 Второй. Поскольку интегрированная информационная система в первую очередь рассчитана содействовать руководству в принятии решений, то основной практической выгодой от использования системы является сокращение вероятности управленческой ошибки, которые неизбежны, если решения принимаются исключительно интуитивно или если руководителя снабжают заведомо ложной информацией. Внедрение интегрированных систем управления позволяет вузу не только повысить доходы за счет оптимального использования его ресурсов, но и сократить затраты на единицу продукции, скажем, на подготовку одного специалиста.

Исходя из того, что основной экономической задачей вуза является производство продукта стандартного качества при заданной ресурсной базе, оптимизация использования трудовых и материальных ресурсов становится основным источником улучшения экономического состояния университета. ERP система предлагает беспрецедентную возможность оптимизации использования материальных и человеческих ресурсов в учебном процессе, обеспечивая экономию на затратах в размере от 10 до 40% годового бюджета вуза. Не трудно подсчитать, что при бюджете вуза в 5 млн. долларов экономический эффект составляет от 500 тысяч до 2 миллионов долларов в год.